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Les outils utilisés par les adjointes virtuelles

Dernière mise à jour : 27 avr.

L'importance des adjointes virtuelles en tant que travailleuses indépendantes ne cesse d'augmenter ces derniers temps. Elles jouent un rôle essentiel dans la gestion des tâches administratives, des horaires et des activités de nombreuses entreprises.


Grâce aux outils numériques, il est de plus en plus facile pour elles d'exercer leur travail de manière professionnelle. Dans cet article, vous trouverez une liste des outils les plus couramment utilisés.


Outils de gestion des tâches


Trello


Trello est une solution intuitive de gestion de tâches facile à utiliser, grâce à ses tableaux, listes et cartes. Les utilisateurs peuvent personnaliser leurs flux de travail, intégrer des applications, automatiser des tâches et collaborer en temps réel.


Les tableaux, les listes et les cartes permettent d'avoir une vue claire des étapes à accomplir, permettant ainsi de suivre facilement l'évolution des travaux. Avec Trello, c'est possible de voir en un coup d'œil qui fait quoi et quand. C'est un outil pratique et visuellement attractif pour suivre l'avancement des travaux.


Asana


Asana est une plateforme de gestion de projets qui offre une foule de fonctionnalités pour la gestion de tâches. L'outil permet de créer, d'organiser et de suivre efficacement les activités.


Les tableaux de projets, les sections et les colonnes offrent une vue claire et structurée, alors que le calendrier permet de voir les échéances de manière chronologique. Les automatisations de tâches simplifient les processus répétitifs et les rapports détaillés aident à suivre les progrès.


Todoist


Avec l'application Todoist, la création, l'organisation et le suivi de vos tâches deviennent un jeu d'enfants. Vous pouvez créer des listes de tâches, leur donner des priorités, définir des dates d'échéance et ajouter des notes pour plus de détails ou pour ne rien oublier.


Cette application permet de visualiser toutes les activités de manière claire et offre la possibilité de structurer les tâches par projet. De plus, elle dispose d'une fonctionnalité de rappel, idéal pour ne pas manquer une échéance.



Outils de gestion du temps


Clockify


Clockify est une solution pratique qui permet d'enregistrer le temps passé sur différentes tâches, projets ou activités. L'interface est conviviale et facilite le démarrage, l'arrêt et la transition entre les activités en cours.


Il est possible de créer des catégories d'activités, ajouter des descriptions et des étiquettes pour une organisation précise. Clockify peut également générer des rapports détaillés pour une analyse approfondie.


RescueTime


RescueTime enregistre automatiquement l'utilisation de l'ordinateur et des applications. Les données détaillées offrent une vision claire de répartition du temps. L'application permet de classifier les activités.


Il est possible aussi de définir des objectifs de productivité et de recevoir des rapports hebdomadaires. L'outil est utile aussi pour minimiser les distractions en bloquant des applications et des sites web.


Toggl


Avec Toggl, les utilisateurs ont une façon simple de chronométrer les activités, projets ou tâches en cours. Cela permet de garder une trace précise du temps passé sur chaque activité.


Son interface permet de démarrer, arrêter et passer d'une activité à l'autre, tout en permettant le classement des enregistrements. Les utilisateurs peuvent même ajouter des descriptions et générer des rapports détaillés. Il est similaire à Clockify.



Outils de communication


Slack


Slack, permet de personnaliser des canaux de discussion pour mieux organiser les échanges. La messagerie directe facilite les conversations et le partage de fichiers simplifie la gestion de documents.


L'intégration avec diverses applications est possible pour améliorer l'expérience utilisateur. La fonction de recherche avancée facilite la recherche de messages ou de fichiers importants.


Teams


Teams propose de nombreuses fonctionnalités utiles pour les équipes. Les appels vidéo sont de haute qualité et permettent des conversations face à face. La messagerie instantanée facilite les échanges écrits et la fonction de partage de fichiers permet d'envoyer des fichiers directement via Teams.


Le partage d'écran est très utile pour présenter des fichiers et pour effectuer de petits dépannages à distance en prenant le contrôle de l'ordinateur du contact.


Zoom


La plateforme Zoom est équipée d'un ensemble complet de fonctionnalités pour rendre les visioconférences plus simples. Les appels vidéo sont de haute qualité et les réunions virtuelles sont faciles à organiser.


Il est possible facilement de partager des informations en partageant l'écran et en utilisant les différentes options d'enregistrement. Pendant les réunions, c'est possible de discuter par écrit via la messagerie instantanée.



Outils de partage et de stockage de fichiers


Google Drive


En plus d'être une suite bureautique, Google Drive est un outil de stockage et de partage de fichiers en ligne. Il est possible d'accéder facilement aux données à partir de n'importe où.


Le partage est simple et personnalisable. Les personnes invitées dans un fichier partagé peuvent soit le consulter ou le modifier. La création d'un compte offre gratuitement un espace de stockage 15 Go.


Dropbox


Dropbox propose des fonctionnalités pour faciliter la gestion et le partage des fichiers. Les utilisateurs peuvent sauvegarder, synchroniser et accéder à leurs fichiers depuis n'importe quel appareil.


La fonction de partage de fichiers est sécurisée et permet de laisser des commentaires. Dropbox offre la possibilité de restaurer d'anciennes versions des fichiers et le forfait gratuit propose un stockage de 2 Go.


OneDrive


Les fonctionnalités offertes par OneDrive répondent aux différents besoins de gestion de fichiers. C'est possible de sauvegarder, synchroniser et accéder aux données sur n'importe quel appareil.


La fonction de partage de fichiers propose des options de partage sécurisé et permet de recevoir des commentaires en temps réel. OneDrive s'intègre parfaitement aux applications Microsoft, ce qui facilite la collaboration directe. L'offre gratuite contient 5 Go d'espace de stockage.



Outils de gestion des médias sociaux


Hootsuite


Hoosuite a plein de fonctionnalités pour simplifier la vie des pros du digital. Un tableau de bord centralisé permet de gérer toutes les plateformes d'un seul endroit.


Avec Hootsuite, il est possible de planifier des posts à l'avance, de répondre aux commentaires rapidement et de suivre les tendances avec des analyses.


Buffer


Buffer est un assistant qui permet de planifier des posts à l'avance sur différentes plateformes. Il permet de réarranger le calendrier de publication avec facilité.


La fonction "Queue" assure que le contenu est publié à des moments précis. Buffer offre également des analyses détaillées et la possibilité de répondre aux commentaires.


Metricool


Metricool est une plateforme de gestion de médias sociaux qui offre aux utilisateurs des outils pour analyser et optimiser leur présence en ligne. Avec Metricool, c'est possible de planifier des publications, suivre les performances des médias sociaux et obtenir des analyses détaillées sur l'engagement de l'audience.


L'outil propose des fonctionnalités de gestion des hashtags, de planification de stories et des rapports complets pour aider les utilisateurs à affiner leurs stratégies de contenu.



Les adjointes virtuelles utilisent une foule d'outils pour gérer leurs tâches au quotidien, pour communiquer avec les clients, pour gérer le temps et la productivité et aussi pour gérer la présence en ligne de leurs clients.


En connaissant ces outils sur le bout des doigts et en restant à l'affût des dernières nouveautés, elles fournissent un excellent service à leurs clients et aident les entreprises à atteindre leurs objectifs.

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